Ministerstvo pro místní rozvoj (dále jen „MMR“) jakožto Řídicí orgán Integrovaného regionálního operačního programu 2014–2020 upozorňuje na základě časového tlaku na uzavření operačního programu a s tím spojeného vytížení pracovníků Centra pro regionální rozvoj České republiky (dále jen „CRR“) příjemce dotace na následující rizika spojená s ukončováním projektů:

1. Možnost neschválení žádostí o změnu podaných v posledním období realizace projektů ze strany CRR s následně hrozícím neschválením způsobilosti příslušných výdajů. Jako poslední reálný termín pro podání žádosti o změnu se předpokládá konec října 2023, s tím, že je možné, že MMR v rámci zjednodušení postupů administrace stanoví pevné datum pro podání poslední žádosti o změnu. 
2. Riziko vzniku nezpůsobilých výdajů na základě nedoložení potřebných podkladů, neboť se omezuje počet výzev k doložení - viz kap. 18.5 Obecných pravidel pro žadatele a příjemce, vydání 1.15, platnost od 30.3.2023: „Počet výzev zasílaných příjemci k doplnění není omezený, nicméně příjemci tímto nevzniká nárok na neomezený počet výzev. Každý příjemce bude (v případě potřeby) při včasném podání ZŽoP a splnění lhůt uložených manažerem projektu vyzván alespoň dvakrát. Celková lhůta k doplnění ze strany příjemce však nesmí překročit 30 pracovních dnů. Prodloužení lhůt není možné. Za doručení požadavků je považováno odeslání depeše s výzvou k doplnění.“
3. Riziko dvojího financování jednoho výdaje v případě realizace jedné veřejné zakázky (dále jen „VZ“) napříč více projekty.
4. Riziko zahlcení příjemce administrativou spojenou s překládáním více závěrečných zpráv o realizace a žádostí o platbu v lednu 2024.  

Největším rizikem vyplývajícím z již neposunovatelného termínu ukončení projektů, je pak samozřejmě neukončení dodávek a stavebních prací v rámci projektu do 31. prosince 2023.

Možná doporučení vyplývající z častých chyb, se kterými se CRR opakovaně setkává, jsou pak následující:

1. V případě dřívějšího ukončení projektu není nutné podávat žádost o změnu, je doporučováno předložit žádost o platbu (dále jen „ŽoP“) v dřívějším termínu.
2. Je doporučováno, aby bylo v rámci předposledních ŽoP čerpáno co největší množství prostředků, aby byla usnadněna kontrola ŽoP závěrečné.
3. Je nutné dokládat všechny podklady včas a v ucelené podobě – často chybí následující dokumenty:
   • změnová Rozhodnutí o poskytnutí dotace (nutno dokládat průběžně nikoliv až k žádosti o platbu),
   • doklady k oddělené účetní evidenci (chybí předcházející rok, v případě rozdělení zaúčtování chybí jeden ze zdrojů, faktury nejsou označeny dle soupisky),
   • přílohy k jednotlivým smlouvám s dodavateli, přílohy k fakturám (např. dodací listy, předávací protokoly, protokoly o zaškolení zaměstnanců a seznamy zaškolených zaměstnanců),
   • doklady k VZ (nutné dodávat průběžně k jednotlivým VZ) – chybí zejména dodatky a podklady k nim.
4. Je doporučováno pravidelně aktualizovat informace v modulu „Veřejné zakázky“.
5. V případě, že jsou některé VZ realizované napříč více projekty, je nutné důsledně identifikovat výdaje (zařízení) a rozdělit je mezi projekty tak, aby např. nedošlo k doložení stejné faktury do více projektů.
6. Je doporučováno reálně zvážit, jaké VZ a jejich plnění je možné dokončit do termínu 31. prosince 2023, kdy musí být vše uhrazeno včetně DPH v režimu přenesené daňové povinnosti finančním úřadům.
7. Je nutné důsledně kontrolovat uveřejnění jednotlivých smluv s dodavateli v Registru smluv, neboť uzavírání a uveřejňování smluv o narovnání prodlužuje administraci celého projektu i zpráv o realizaci.
8. V nejbližší době je nutné podat případnou kompletní žádost o změnu reflektující výše zmíněna rizika. V případě změn pořizovaných přístrojů je nutné dopředu tuto změnu konzultovat s CRR a dodat podklady (včetně např. stanoviska přístrojové komise) pro změnu v dostatečném předstihu před podáním zprávy o realizaci. Tato změna by měla zejména reflektovat reálné posouzení aktuálního stavu realizace projektu a z něho vyplývající možné nedočerpání prostředků.  

Odbor evropských fondů a investičního rozvoje Ministerstva zdravotnictví chystá ve spolupráci s CRR online seminář týkající se právě praktických tipů na ukončování projektů a s tím spojenou administrativu, jeho termín bude uveřejněn v nejbližší době.